El tejido empresarial español encara meses de enorme incertidumbre. La nueva normativa que obliga a conectar en tiempo real las facturas con Hacienda marcará un antes y un después en la gestión administrativa de autónomos y pymes. A partir del 1 de enero de 2026, las sociedades deberán estar adaptadas y, en julio, será el turno de autónomos y pequeños negocios. El cambio, que en apariencia podía parecer sencillo, está revelando su verdadera magnitud: afecta no solo a los sistemas informáticos, sino a la forma en la que se han hecho las cosas durante décadas.
Miguel Ángel Ibeas, responsable de MAIS Informática, lo resume con claridad: “Lo más difícil no es adaptar el programa, sino que las empresas asuman que ya no pueden facturar como antes”. Hemos hablado con él para conocer más sobre esta normativa, sobre cómo las empresas se están adaptando a ella y la forma en la que desde MAIS pueden ayudarnos a adaptarnos a esta nueva ley.
UNA TRANSFORMACIÓN PROFUNDA EN LA FACTURACIÓN
Cuando las empresas se ponen en marcha para adaptarse a la nueva normativa, el error más común que cometen es pensar que todo se reduce a añadir un código QR en la factura. Pero, según nos cuenta Miguel Ángel Ibeas, en realidad la normativa exige trazabilidad completa, imposibilidad de rehacer o modificar documentos y obliga a emitir siempre con la fecha del día. Por lo que los sistemas deberán validar automáticamente datos fiscales y conectarse con Hacienda en cuestión de segundos.
Esto está destapando prácticas habituales que, aunque extendidas, nunca fueron correctas: cambiar fechas para cuadrar contabilidad, rehacer facturas, aceptar NIF incorrectos o abonar documentos sin control.
Desde MAIS Informática nos advierten de que, con los nuevos programas, esas opciones desaparecen, lo que hace que algunas de las empresas que han recurrido a ellos para ponerse al día presenten un rechazo inicial por este nuevo método de proceder, al descubrir de golpe la rigidez de las nuevas reglas.
DESINFORMACIÓN Y FALTA DE PEDAGOGÍA
La primera vez que hablamos con los expertos de MAIS Informática de este tema fue en 2023. Desde entonces y hasta ahora reconocen que uno de los mayores obstáculos es la confusión. Y es que, según su experiencia, muchas asesorías han comunicado a sus clientes que se trataba de la llegada de la factura electrónica, cuando en realidad es una medida antifraude distinta. La factura electrónica llegará más adelante, con nuevas exigencias.
Además, tal y como nos cuentan, la Administración tampoco ha contribuido a aclarar el panorama. El único material oficial es el BOE, acompañado de un canal de consultas que puede tardar meses en responder. No existen seminarios técnicos específicos ni guías prácticas que aterricen la normativa en la realidad de las pymes. “Interpretamos la ley como podemos y confiamos en que Hacienda dé por válidos los envíos, pero no existe una validación previa”, explica Ibeas.
EL PAPEL DE MAIS INFORMÁTICA
La empresa de Ibeas lleva años trabajando con estas adaptaciones, primero en el País Vasco con el sistema TicketBAI y ahora en el resto del país con Verifactu. MAIS Informática no solo desarrolla el software, también acompaña a empresas que llegan tarde, mal informadas y con la esperanza de resolverlo todo a última hora.
En estos momentos confiesan que el volumen de trabajo es abrumador: adaptar cientos de formatos de factura, responder a consultas técnicas, tranquilizar a clientes que aún piensan que “esto no va con ellos”… Según Ibeas, la situación es especialmente grave porque muchas pymes esperan hasta diciembre para actualizar sus sistemas, justo cuando coinciden con los cierres contables, lo que dificultará que muchas empresas puedan estar al día de cara al inicio del nuevo año.
RIESGOS DE SANCIONES Y CIERRES
El no llegar a tiempo a esta nueva forma de facturación conlleva riesgos de sanciones que llegan hasta los 50.000 euros para empresas y 150.000 euros para proveedores informáticos que den soporte a clientes incumplidores. Esto, unido a la necesidad de invertir en equipos y formación, podría llevar a algunos pequeños negocios a adelantar su cierre o a dejar de facturar durante días si no logran adaptarse a tiempo.
Bajo la opinión de Miguel Ángel Ibeas, sectores tradicionales como comercios de barrio, panaderías o talleres afrontan un salto forzado hacia la digitalización, incluso en casos donde apenas había contacto con la informática. Además, teniendo en cuenta las fechas en las que nos encontramos, el margen para quienes se resisten a adaptarse es mínimo e inversamente proporcional a las consecuencias que puede tener.
INTELIGENCIA ARTIFICIAL: ENTRE EL ESCEPTICISMO Y LA OPORTUNIDAD
El reportaje no estaría completo sin mencionar la otra gran ola de cambio: la inteligencia artificial. Lejos de la visión futurista, Ibeas se muestra realista: es útil en algunos procesos, pero todavía necesita ser guiada. “No es la panacea. Puede ayudarte a orientarte, pero no sustituye la experiencia de tratar con un cliente ni de interpretar lo que realmente necesita”.
Aun así, los expertos de MAIS admiten que la evolución es rápida y que muchos sectores ya están viendo cómo la IA automatiza tareas que antes requerían profesionales. En otros ámbitos, como la gestión administrativa o el comercio, los avances llegarán poco a poco, pero de forma imparable.
LA SOBRECARGA NORMATIVA
En MAIS, además, llevan años ofreciendo soporte a empresas de todos los sectores y tamaños, lo que hace que puedan estar al tanto de la situación del tejido empresarial y de la evolución y problemática que pueden vivir aquellas que lo componen. Por eso, nos cuentan cómo, más allá de la factura digital, las empresas acumulan obligaciones: prevención de riesgos laborales, protección de datos, protocolos contra el acoso, registros de seguridad… A esto se suma ahora la normativa antifraude y, en breve, la factura electrónica obligatoria. Lo que, según su percepción, tiene como resultado un entorno en el que muchos pequeños empresarios sienten que la burocracia les supera y se encuentran con trabas a la hora de llevar a cabo su actividad.
UN FUTURO DE INCERTIDUMBRE
Con este panorama, definido por la combinación de exigencias fiscales, saturación normativa y transformación tecnológica, se dibuja un escenario complejo pero imparable para el tejido empresarial. Lo importante es que se interprete como una oportunidad para modernizarse y no permitir que las nuevas exigencias dejen por el camino a algunas empresas.
Precisamente para evitar esto último están trabajando desde MAIS Informática, ayudando a sus clientes a cumplir con la ley. Algo que aporta tranquilidad a quienes se ponen en sus manos y que vuelve a colocar esta empresa como referente en su sector